В первой части материала разговор шел об относительности времени, много внимания уделено ведению списка дел. Пожалуйста, прочитайте, тот материал, чтобы повествование не было отрывочным, а вы могли окинуть взглядом все приемы эффективного уплотнения времени.

Начало материала

В продолжении речь будет идти о том, как нам уплотнить время и какие техники для этого существуют. В каждом случае, помните, что если вам претит излагаемая техника, вы физически не воспринимаете ее, то не стоит ломать свое сознание и себя. Значит это не для вас. Кто-то заимствует технику целиком, кто-то возьмет только ее часть, это нормально. Все мы отличаемся и поэтому то, что хорошо одному, не подходит для другого. Найдите свой путь, моя задача показать вам возможные варианты.

Линейный конвейер. Путь из точки А в точку Б. 
С раннего детства наш мир упорядочен, все примеры, которые нам подкидывает жизнь, родители, школа, сугубо линейны. Исключения редки, воспринимаются как нечто выбивающиеся из правил. Помните, школьные задачки про путь из пункта А в пункт Б, в которых еще встречались промежуточные точки. Это ключевой алгоритм всех действий, которым обучают в обычной, среднестатистической школе. Мы с детства знаем, что для достижения результата, надо сделать то-то и то-то. В этом нет ничего плохого, ведь линейность действий проста, понятна, предсказуема. Вот только есть небольшая проблема, не всегда линейные действия и поведение наиболее эффективно в реальной жизни.

conv

Когда речь идет о построении дома, мы никогда не начнем строительство с крыши. Вначале заложим фундамент, затем возведем стены, и только потом займемся крышей. Логичный и правильный подход. Вне физического мира, нелинейные действия, оказываются намного эффективнее и применимы для множества задач. Например, мы используем нелинейное действие, когда обращаемся к энциклопедии, либо словарю иностранных слов. Вместо изучения той или иной дисциплины, для того, чтобы узнать одно значение слова или термина, мы «подглядываем» его в специализированной книге, выхватываем из контекста. Это помогает сэкономить время, ускоряет нас, но не делает специалистом в области, к которой мы обратились. Да нам и не нужно быть в ней специалистами, нас интересует конкретный термин или статья о явлении. Поездка на работу, это линейный процесс. Мы не можем изменить его течение. Нам нужно проснуться, позавтракать, одеться, отправиться на работу из точки А в точку Б. К сожалению, моментально переносится в свой офис, мы пока не умеем. Для событий из мира материального, физического характерна линейность процессов и это их свойство. Для тех, кто связан с интеллектуальным трудом, возможна нелинейность процессов и ускорение их выполнения.
Программист, который начинает писать программу, может собирать ее из отдельных блоков. У него нет задачи, реализовать форму авторизации для входа в программу с первых шагов, этот блок может быть реализован потом. В программировании хорошо показана нелинейность создания продукта-программы, она может создаваться из отдельных кирпичиков, блоков соединенных по смыслу.

При написании книг, многие из писателей избегают линейности, параллельно работают над несколькими сюжетными линиями, выписывают героев и события, по мере накопления информации. И затем собирают отдельные части в единое целое. Такой метод даже позволил безболезненно участвовать в создании книг нескольким авторам. Каждый берет на себя отдельную сюжетную линию, и затем совместно придумываются связки между ними. Ускоряется ли работа? Значительно.

Приведенные примеры очевидны, они лежат на поверхности. Первое, чему нам надо научиться, это выделять в жизни линейные и нелинейные задачи. Это своего рода сортировка, которая позволяет понять, какую работу надо делать последовательно, а какую нет.

Вторым главным вопросом становится адекватное разделение вашей задачи на подзадачи. Которые, не увязаны между собой во времени. Например, вам необходимо написать реферат об истории римского права. Составив план реферата, вы увидите, что он состоит из отдельных глав, работа над каждой из которых, почти не связана с другими. Тут нет линейности на этапе создания материала, вы придаете законченность вашей работе, связываю воедино отдельные главы. Пока вы пишите какую-то из глав, хорошо вклинить и другие дела, никак не связанные с рефератом.

Многие задачи в нашей жизни и работе, можно разбить на отдельные подзадачи и решать их параллельно. Более того, в единый момент времени, эффективнее заниматься не одной задачей или подзадачей одного дела, а несколькими разными делами. Уходя от линейности выполнения дела, вы получаете огромное преимущество.

Давайте попробую объяснить это на примерах. Вам необходимо просмотреть новости на ТВ, написать несколько писем вашим партнерам, подготовить бумаги. Что вы делаете? Вы включаете ТВ и занимаетесь этими делами. То есть ваше внимание сосредоточено на нескольких делах, при этом вы пропускаете неважную для себя информацию на ТВ, откладывая бумаги, в момент, когда слышите что-то вас интересующее. Типичная ситуация параллельного выполнения нескольких задач. Так поступало большинство из нас.

Попробуем усложнить задачу. В течение дня вам необходимо совершить десяток звонков, написать письма, просмотреть документы, сделать некие другие дела. Многие подходят к решению этой задачи линейно, а именно начинают просматривать почту и отвечать на письма, затем переходят к звонкам и другой активности. В большинстве ситуаций, это неэффективная трата вашего времени.

Если вы просматриваете почту и читаете ее, то надо сразу же отвечать на письма. Для 90 процентов почты, это самый эффективный способ, иначе такие письма могут остаться совсем без ответа, так как вы отложите их на потом. Ответ на письма, должен происходить между другими делами. Это не линейная задача, так как каждое отдельное письмо, как правило, не связано с другими по смыслу. Вы можете считать работу с почтой задачей, которая поддается разбиению на отдельные отрезки (читай письма). Получили письмо, взглянули на него, ответили. Нет пугающих чисел напротив почтового ящика, к концу рабочего дня, все письма разобраны. Оставлять «важные» письма на потом, означает не ответить на них. Поставьте себе цель отвечать на все письма в течение дня. Возможно, что для типовых ситуаций, вам подойдут шаблоны, иногда они сильно выручают.

Что со звонками? Ровно та же история. Нет никакого правила, что вам надо с 10 утра звонить по вашему списку, чтобы решить свои дела. Вы можете варьировать время звонков в течение дня, а между звонками занимать себя другой активностью.

Из школьного курса биологии, нам известно, что умственную и физическую активность необходимо чередовать. Об этом простом правиле забывает большинство офисных работников и не только их. Создавая список дел, выставляя приоритеты, разбивая каждое дело на подзадачи, важно понимать, в какой последовательности делать их, чтобы умственная активность чередовалась с поездками на встречи, походом на обед и другой физической активностью.

Ваша задача не просто сделать дело, но сделать его эффективно и затратив на него минимум усилий. При этом эффективность не означает всегда линейного выполнения дела. Например, обзвонив всех за час, вы сделаете это дело. Но звонки в течение дня займут столько же времени, но позволят чередовать разные активности (письмо, речь), чтобы избежать утомления. Пробуйте задумываться о таком аспекте чередования своих задач, подзадач.

Я стараюсь не создавать себе дни, когда у меня идут встреча за встречей в городе. Уезжая утром на такие встречи, к вечеру ты измотан как лимон, так как нет чередования активности, внутри болтается –цать чашек кофе, чая, лимонада и силы остаются только добрести до дивана. Другое дело, если с утра ты успеваешь почитать почту (немного), позавтракать, что-то написать или почитать книгу и затем отправиться на встречу. Разность впечатлений, залог того, что ваше внимание не притупится. После обеда, надо возвращаться в офис и работать. Учитывайте свою физиологию. Если обед вызывает сонливость, то планируйте дела, которые вас взбодрят и поддержат в тонусе.

Возьмите чистый лист бумаги и попробуйте набросать подробно свой типичный рабочий день. Укажите все мелкие и большие дела. Попробуйте разбить их на подзадачи. Посмотрите, как вы можете изменить свой день, чтобы чередовать физическую и умственную работу. Наш мир не всегда линеен и важно видеть, где и когда мы можем работать параллельно над задачами.

Специально не стал закидывать вас различными примерами параллельной работы над разными задачами, ограничился только банальными примерами, известными каждому из нас. Причина? Не хочу, чтобы за частностями, вы потеряли целую идею нелинейной работы над своими задачами. Фишка именно в этом. Но если у вас есть примеры того, как вы ускоряете себя, разбиваете свои дела на подзадачи, то спасибо, за то, что поделитесь таким опытом в комментариях. Самые интересные примеры, думаю вынести в отдельную главку, и поделиться ими со всеми. Заранее спасибо.

Приятный самообман
Свет мой зеркальце скажи… Эта фраза из сказки, точно характеризует то, чем должен заниматься любой амбициозный человек ориентированный на успех. Внутренний настрой, как у спортсмена, это половина сделанного дела. Как меняется ваша производительность, когда вы раздражены, смотрите на мир сквозь пелену своих проблем? Думаю, что она оставляет желать лучшего, а в голове у вас совсем другие мысли не связанные с работой. И тут встает извечный вопрос, как добиться того, чтобы ваше состояние не влияло на выполнение вами работы.

Идеальный вариант, сдать вас в буддистский храм лет на 7, чтобы вас обучили технике дыхания, научили успокаивать свое сознание и контролировать эмоции, хотя бы поверхностно. Путь тяжелый и неприемлемый для большинства из нас. Позвольте поделиться несколькими трюками, которые помогают снять напряжение и стресс на рабочем месте и вернуть себе пусть не позитивное, но спокойное состояние души.

— Выйдите и подышите на свежем воздухе, пройдитесь пять минут;
— Не надо гнать от себя плохие мысли, они все равно никуда не уйдут. Не надо пестовать обиду. Рационально продумайте, почему сложилась такая ситуация, что можно сделать для ее разрешения и какие маневры могут помочь в этом. Ваша задача перенести ситуацию из эмоциональной в рациональную плоскость, снять накал страстей;
— Выпейте крепкий и сладкий чай, это позволит вашей голове получить глюкозу, немного расслабиться;
— Не обсуждайте сложившуюся ситуацию с коллегами, не позволяйте другим людям влиять на ваши эмоции, не поддерживайте их накал (конечно, если вы сами не хотите этого). Обсудите ситуацию спустя некоторое время, такое обсуждение будет более спокойным, менее эмоциональным;
— Вы сами можете продолжить список того, что можно сделать в таких ситуациях, чтобы вернуть душевный настрой. У каждого из нас есть свои маленькие хитрости и трюки. Хотите поделиться с другими своим опытом, добро пожаловать, в комментарии к материалу.

Закончив с негативом, давайте обратимся к позитивной стороне вопроса. Не секрет, что большую часть времени, у нас не поет душа, мир не кажется прекрасным, он обычен. И это нормально. Да и многие вещи, которые мы делаем на работу обычны, не вызывают у нас прилива энтузиазма. Бороться с этим необходимо и наилучший способ, давать себе поощрение за выполнение скучного дела. Какое это может быть поощрение, решать вам, никто кроме вас, не скажет, что наилучшим образом, подходит для вас. Например, для меня после написания скучного, но необходимого материала, такое поощрение, это возможность потратить полчаса на онлайн игру. Выглядит как получение кусочка сахара зверем в цирке, после успешного выступления. Это так. Но доказано на зверях создание обратной положительной связи в голове, никому не мешало. Через некоторое время вы обратите внимание, что выполнять рутинную работу станет проще, даже без последующего «вознаграждения». Эта уловка позволяет мириться с делами, которые иначе навевают скуку и заставляют зевать во весь рот. Да и производительность труда возрастает в разы.
Создайте в своей голове положительную обратную связь для большинства скучных дел, которые вы делаете постоянно. Вы можете отметить, сколько времени у вас уходило до того, как вы проделали трюк и после этого. В моем случае, разница почти наполовину. Это сэкономленное время, можно пустить на другие дела.

Мотивация плюс осознание дела

Хочу специально подчеркнуть, что мотивация, это большая часть дела, залог того, что оно будет сделано. Как добиться позитивной мотивации, мы говорили, выше. Но помимо мотивации вам необходимо представить, как вы будете выполнять свое дело на практике. Это очень помогает в работе. Вы просто представляете, как и что, в каком порядке вы будете делать для достижения своей цели. В спорте такое проигрывание ситуации используется, чтобы представить необходимый результат. Например, спортсмен может представить, как он бежит, отталкивается, прыгает. Либо представить как мяч, пущенный его рукой, попадает в корзину. Главное проиграть ситуацию в голове и представить необходимый результат. Таким образом, вы создаете положительную мотивацию для себя, вам легче выполнить необходимое дело. Мой вам совет, попробуйте поступать так неделю, вы увидите, как многие дела упростятся, а вы выиграете дополнительное время. Которое сможете тратить по своему усмотрению.

И, как обычно, продолжение следует. Это далеко не все трюки и приемы. Спасибо, за ваше терпение.